Special Education Compliance

Overview

The Utah State Board of Education (USBE) Special Education Services uses Utah Program Improvement Planning System (UPIPS) to monitor and support compliance with federal and state requirements in Local Education Agencies (LEAs) across the state of Utah. This system was developed and designed to mirror the system used by the federal Office of Special Education Programs (OSEP) to monitor each state. UPIPS encompasses both external monitoring by the USBE Special Education Services and internal monitoring by the LEA. The purpose of UPIPS is to use continuous monitoring to improve procedural compliance and outcomes for students with disabilities. This data-driven approach to monitoring provides a systematic way for the USBE Special Education Services and the LEA to evaluate the impact special education services are having on student achievement and outcomes.

Contact

LauraLee Gillespie
UPIPS Coordinator
Phone: (801) 538-7866 | E-mail

Utah Program Improvement Planning System (UPIPS)

Utah Program Improvement Planning System (UPIPS) Manual 2020–2021

Internal Audit: Auditing or Monitoring?
Utah State Board of Education Internal Audit Resources and Policy

Monitoring and Corrections

Utah Program Improvement Planning System (UPIPS) Implementation Monitoring Tiers

Monitoring Tool

UPIPS Login
Utah Program Improvement Planning System (UPIPS) for Special Education
(PDF File

)

Noncompliance Corrections

2020–2021 File Review Corrections Document
(PDF File)

Frequently Asked Questions Regarding Identification and Correction of Noncompliance and Reporting on Correction in the State Performance Plan (SPP)/Annual Performance Report (APR) September 3, 2008
(PDF File)

Office of Special Education Program (OSEP) 09-02: Reporting on Correction of Noncompliance in the Annual Performance Report Required under Sections 616 and 642 of the Individuals with Disabilities Education Act

UPIPS Full Monitoring Visit Interview Questions

Contacts

LauraLee Gillespie
UPIPS Coordinator
Phone: (801) 538-7866 | E-mail

Dana Archuleta
Residential Treatment Center (RTC) Certification and UPIPS
Phone: (801) 538-7698 | E-mail

Lindsey Cunningham
Specific Learning Disabilities (SLD) and UPIPS
Phone: (801) 538-7806 | E-mail

Kelsey Gressmen
UPIPS
Phone: (801) 538-7585 | E-mail

Residential Treatment Centers (RTC)

The Utah State Board of Education (USBE) Special Education Services has the responsibility of monitoring compliance with federal and state requirements under the Individuals with Disabilities Education Act (IDEA) of 2004. This responsibility is administered within the framework of supporting positive results for students with disabilities.

In accordance with the Utah Office of Administrative Rules R277-926: Certification of Residential Treatment Center Special Education Program, an “Onsite Monitoring visit will be conducted at each RTC to determine compliance with the USBE Rule”. All RTCs found compliant will be awarded a two-year certification.

When a Local Education Agency (LEA) places a student in an RTC, The RTC is responsible for providing a Free Appropriate Public Education (FAPE) to that student. The USBE certifies RTCs to provide the LEA with an assurance that the RTC has the systems and personnel in place able to provide a FAPE.

In order to become certified through the State of Utah, an RTC submits an application for initial or renewal certification, the application is reviewed and accepted, and an on-site visit is completed to verify the information submitted with the application. Several methods of data collection are utilized during the on-site visit including reviewing student records, interviewing school staff and parents, and conducting classroom observations in both general and special education settings. The results of that visit are presented in a report.

Interview Questions

Academic Director/Principal Interview Questions

General Education Teacher Interview Questions

Special Education Director Interview Questions

Special Education Teacher Interview Questions

Visit Expectations

Residential Treatment Centers (RTCs) Monitoring Visit Expectations

Contact

Dana Archuleta
RTC Certification and UPIPS
Phone: (801) 538-7698 | E-mail

Model Forms

Important Notice: The Model Forms changed as the result of the revised Special Education Rules that went into effect 10/07/2016 and are current as of August 2020. Translations will be posted as they become available.

Form 1

Regular Education Interventions/At-Risk Documentation

Documentación de Intervenciones de Educación Regular/En Riesgo (Spanish)

Can thiệp Giáo dục Thông thường/Tài liệu Có Rủi ro (Vietnamese)

Form 2

Referral for Evaluation for Special Education Services

Remisión para Evaluación para Servicios de Educación Especial (Spanish)

Giới thiệu Đánh giá cho các Dịch vụ Giáo dục Đặc biệt (Vietnamese)

Form 3

Form 3a

Written Prior Notice and Consent for Evaluation/Reevaluation

Notificación Previa por Escrito y Consentimiento para la Evaluación o Reevaluacación (Spanish)

Thông báo Trước Văn bản và Đồng ý Đánh giá/Đánh giá lại (Vietnamese)

Form 3b

Evaluation/Reevaluation Testing

Exámenes de Evaluación/Reevaluación (Spanish)

Form 4

Notice of Meeting

Notificación de Reunión (Spanish)

Thông báo về Cuộc họp (Vietnamese)

Form 4a

Notice of Meeting to Adult Student

Notificación de Reunión a Estudiante Adulto (Spanish)

Thông báo về Cuộc họp cho Học sinh là Người trưởng thành (Vietnamese)

Form 5

Team Evaluation Summary Reports and Written Prior Notice of Eligibility Determination.

Form 5a

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Autism

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Autismo (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Bệnh tự kỷ (Vietnamese)

Form 5b

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Deafblindness

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Sordoceguera (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Mù điếc (Vietnamese)

Form 5c

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Developmental Delay

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Retraso en el Desarrollo (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Chậm Phát triển (Vietnamese)

Form 5d

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Emotional Disturbance

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Alteración Emocional (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Rối loạn Cảm xúc (Vietnamese)

Form 5e

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Hearing Impairment/Deafness

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Auditiva/Sordera (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khiếm thính/Điếc (Vietnamese)

Form 5f

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Intellectual Disability

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Intelectual (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Chậm phát triển Trí tuệ (Vietnamese)

Form 5g

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Multiple Disabilities

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidades Múltiples (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Nhiều Khuyết tật (Vietnamese)

Form 5h

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Orthopedic Impairment

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Ortopédica (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Dị hình (Vietnamese)

Form 5i

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Other Health Impairment

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Otra Deficiencia de Salud (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khuyết Tật Sức Khỏe Khác (Vietnamese)

Form 5j

Specific Learning Disability.

Form 5ja

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Specific Learning Disability. Method A: Response to Intervention (RtI)

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Especifica de Aprendizaje – Método A: Respuesta a la Intervención (RtI) (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khuyết Tật Học Tập Cụ Thể –Phương Pháp A: Phản Ứng với Sự Can Thiệp (RtI) (Vietnamese)

Form 5jb

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Specific Learning Disability. Method B: Combination of RtI and Discrepancy Analysis

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Especifica de Aprendizaje – Método B: Combinación de Respuesta a la Intervención (RtI) y Análisis Discrepancia (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khuyết Tật Học Tập Cụ Thể –Phương Pháp B: Sự Kết Hợp Của RtI và Phân Tích Chênh Lệch (Vietnamese)

Form 5jc

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Specific Learning Disability. Method C: Other Alternative Research-Based Method

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Especifica de Aprendizaje – Método C: Otro Método Alternativo Basado en la Investigación (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khuyết Tật Học Tập Cụ Thể – Phương Pháp C: Phương Pháp Dựa Trên Nghiên Cứu Thay Thế Khác (Vietnamese)

Form 5k

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Speech Language Impairment

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad del Habla y el Lenguaje (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khiếm khuyết về Ngôn ngữ hoặc Lời nói (Vietnamese)

Form 5l

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Traumatic Brain Injury

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Lesión Cerebral Traumática (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Chấn Thương Não (Vietnamese)

Form 5m

Team Evaluation Summary Report and Written Prior Notice of Eligibility Determination: Visual Impairment

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo y Notificación Previa por Escrito de Determinación de Elegibilidad: Discapacidad Visual (Incluyendo la Ceguera) (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Thông báo Trước Bằng Văn bản về Xác định Tính Đủ Điều kiện: Khuyết Tật Thị Giác (kể cả Mù) (Vietnamese)

Form 5n

Team Evaluation Summary Report (No Disability Category)

Informe Resumido de la Evaluación del Equipo (Sin Categoría de Discapacidad) (Spanish)

Báo cáo Tóm lược của Nhóm Đánh giá và Văn bản Thông báo Trước về Xác định Tính Đủ Điều kiện (Không Khuyết Tật Thể Loại) (Vietnamese)

Form 6

Individualized Education Program (IEP) (Complete Form)

Programa de Educación Individualizado (Individualized Education Program, IEP) (Spanish)

Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP) (Vietnamese)

Form 6a

Individualized Education Program (IEP): Present Levels of Academic Achievement and Functional Performance (PLAAFP) and Special Factors

Programa de Educación Individualizado (Individualized Education Program, IEP): Niveles Actuales de Logro Académico y Rendimiento Funcional (Present Levels of Academic Achievement and Functional Performance, PLAAFP) (Spanish)

Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP): Mức Thành Tich Học Tập và Hoạt Động Chức Năng Hiện Tại (PLAAFP) (Vietnamese)

Form 6b

Individualized Education Program (IEP): Measurable Annual Goals

Programa de Educación Individualizado (Individualized Education Program, IEP): Objetivo Anual Medible N. ° (Spanish)

Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP): Mục Tiêu Hàng Năm Định Lượng Được # (Vietnamese)

Form 6c

Individualized Education Program (IEP): Services

Programa de Educación Individualizado (Individualized Education Program, IEP): Servicios del IEP (Spanish)

Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP): Dịch vụ IEP (Vietnamese)

Form 6d

Written Prior Notice for Individualized Education Program (IEP)

Programa de Educación Individualizado (Individualized Education Program, IEP) (Spanish)

Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP) (Vietnamese)

Form 6e

Individualized Transition Plan (IEP) 

Programa de Transición Individualizado (Spanish)

Kế Hoạch Chuyển Tiếp Cá Nhân (Vietnamese)

Form 6f

Assessment.

Form 6f1

Assessment Addendum: Participation in Statewide and Local Education Agency (LEA)-wide Assessments

Anexo de Evaluación: Participación en Evaluaciones Estatales y de la LEA (Spanish)

Phụ Lục Đánh Giá Tham Gia Các Kỳ Đánh Giá Toàn Tiểu Bang và Toàn LEA (Vietnamese)

Form 6f2

Analysis of Assessment in the Utah's Accountability System

Form 6g

Written Prior Notice for Extended School Year (ESY) Services

Notificación Previa por Escrito para Servicios de Año Escolar Extendido (Extended School Year, ESY) (Spanish)

Thông báo trước Bằng Văn bản về việc Các Dịch Vụ Học Hè (Vietnamese)

Form 6h

Amendment to IEP

Modificación al IEP (Spanish)

Sửa Đổi IEP (Vietnamese)

Form 6i

Agreement-IEP Team Member Not Attending Meeting

Acuerdo–Miembro del Equipo del IEP que no Asistirá a la Reunión (Spanish)

Thỏa Thuận - Thành Viên Nhóm IEP không Tham Dự Cuộc Họp (Vietnamese)

Form 7

Placement.

Form 7a

Written Prior Notice and Consent for Initial Placement in Special Education

Notificación Previa Por Escrito y Consentimiento para la Colocación Inicial en Educación Especial (Spanish)

Thông Báo Trước Bằng Văn bản và Chấp Thuận Xếp Lớp Ban Đầu trong Giáo Dục Đặc Biệt (Vietnamese)

Form 7b

Written Prior Notice of Change of Placement in Special Education

Notificación Previa Por Escrito de Cambio de Colocación en Educación Especial (Spanish)

Thư Thông Báo Trước Bằng Văn bản và Chấp Thuận Xếp Lớp trong Giáo Dục Đặc Biệt (Vietname)

Form 8

Written Prior Notice of Evaluation/Re-evaluation and Review of Existing Data

Notificación Previa Por Escrito de Evaluación/Reevaluación de Datos Existentes (Spanish)

Thông Báo Trước Bằng Văn bản Thư về Đánh Giá/Đánh Giá Lại và Xem Xét Dữ Liệu Hiện Có (Vietnamese)

Form 9

Written Prior Notice of Refusal to Take an Action

Notificación Previa por Escrito de Rechazo a Tomar una Acción (Spanish)

Thông Báo Trước Bằng Văn bản Thư về Từ Chối Hành Động (Vietnamese)

Form 9a

Written Prior Notice

Notificación Previa por Escrito (Spanish)

Thông Báo Trước Bằng Văn bản Thư (Vietnamese)

Form 10

Self-Contained Resource Attendance Management (SCRAM)

Gestión Autónama de Asistencia a los Recursos (SCRAM) (Spanish)

Quản lý Tham dự Tài nguyên Tự chứa (SCRAM) (Vietnamese)

Form 11

Notice to Parents and Students Regarding Age of Majority Rights That Transfer under Individuals with Disabilities Education Act (IDEA)

Notificación a los Padres y Estudiante Sobre los Derechos que se Transfieren, en Acorde con IDEA, Cuando se Cumple la Mayoría de Edad (Spanish)

Thông báo cho Phụ huynh và Học sinh về Chuyển Giao Quyền Phụ huynh Giao cho Học sinh khi tới Tuổi Trưởng thành theo ĐLGDDCNKT (Vietnamese)

Form 11a

Notice of Transfer of Parental Rights at the Age of Majority

Notificación de Transferencia de Derechos Parentales a la Mayoría de Edad (Spanish)

Thông báo về Chuyển Giao Quyền Phụ huynh khi tới Tuổi Trưởng thành (Vietnamese)

Form 12

Consent for Disclosure of Confidential Information

Consentimiento para la Divulgación de Información Confidencial (Spanish)

Đồng ý Tiết lộ Thông tin Bảo mật (Vietnamese)

Form 12a

Student Records Transfer Request Between Local Education Agencies (LEAs)

Solicitud de Transferencia de Registros Estudiantiles Entre Agencias Educativas Locales (Spanish)

Yêu cầu Chuyển hồ sơ Học sinh Giữa các Cơ quan Giáo dục Địa phương (LEAs) (Vietnamese)

Form 13

Observation Report: Specific Learning Disabilities (SLD)

Form 14

Behavior Observation Report

Form 15

Consent for Agency Invitation to Transition Meeting

Consentimiento para Invitación de Agencia a la Reunión de Transición (Spanish)

Đồng ý cho Mời Cơ quan đến Cuộc họp Chuyển tiếp (Vietnamese)

Form 15a

Consent for Agency Invitation to Transition Meeting: Adult Student

Consentimiento para Invitación de Agencia a la Reunión de Transición (Spanish)

Đồng ý cho Mời Cơ quan đến Cuộc họp Chuyển tiếp (Vietnamese)

Form 16

Manifestation Determination

Determinación de Manifestación (Spanish)

Xác định Biểu hiện (Vietnamese)

Form 17

Record of Access

Registro de Acceso (Spanish)

Hồ sơ Truy cập (Vietnamese)

Form 18

In-State Transfer Student Checklist

Lista de Verificación de Estudiante Transferido Dentro del Estado (Spanish)

Danh sách kiểm tra cho Chuyển Học sinh trong Tiểu Bang Utah (Vietnamese)

Form 18a

Out-of-State Transfer Student Checklist

Lista de Verificación de Estudiante Transferido Fuera del Estado (Spanish)

Danh sách kiểm tra cho Chuyển Học sinh trong Tiểu Bang Utah (Vietnamese)

Form 19

Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) Release of Information

Divulgación de Información de la Ley de Portabilidad Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA) Autorización de Divulgación y Uso de Información de Salud (Spanish)

Đạo luật về Trách nhiệm Giải trình và Khả năng Chuyển đổi Bảo hiểm Sức khỏe năm 1996 (HIPAA) Công khai Thông tin (Vietnamese)

Form 20

Revocation of Consent for Special Education and Related Services

Revocación del Consentimiento para Educación Especial y Servicios Relacionados (Spanish)

Hủy sự Đồng ý cho Giáo dục Đặc biệt và các Dịch vụ Liên quan (Vietnamese)

Form 21

Summary of Academic Achievement and Functional Performance for Exiting Student

Resumen de Logro Académico y Desempeño Funcional de Estudiante Salientes (Spanish)

Tóm tắt Thành tích Học tập và Hoạt động Chức năng cho Học sinh Rời trường (Vietnamese)

Form 22

Authorization to Access Confidential Student Record

Autorización para Acceder a los Registros Confidenciales de los Estudiantes (Spanish)

Ủy quyền Truy cập Hồ sơ Học sinh Bảo mật (Vietnamese)

Form 23

Special Education File Transfer Log

Registro de Transferencia de Archivos de Educación Especial (Spanish)

Nhật ký Chuyển Hồ sơ Giáo dục Đặc biệt (Vietnamese)

To save the form, you need to right-click on the form and save target as or save link as to wherever you want on your computer. Then you can fill it out and save as (with student name and form number).

Contact Us

LauraLee Gillespie
Utah Program Improvement Planning System (UPIPS) Coordinator
Phone: (801) 538-7866 | E-mail

Lindsey Cunningham
Specific Learning Disabilities (SLD) and UPIPS
Phone: (801) 538-7806 | E-mail

Janet Hanson
UPIPS
Phone: (801) 538-7787 | E-mail

Kelsey Gressmen
UPIPS
Phone: (801) 538-7585 | E-mail

Dana Archuleta
Residential Treatment Centers (RTC) Certification and UPIPS
Phone: (801) 538-7698 | E-mail